19-Apr-2019

PERLEMBAGAAN KELAB PENYOKONG SMITA

KELAB PENYOKONG SEKOLAH MENENGAH ISLAM TAHFIZ AL-AMIN (KPSMITA)

 

v TUJUAN-TUJUAN KPSMITA

1. a)Untuk mengadakan suatu forum dan perkhidmatan bagi kebajikan dan kemajuan pelajar-pelajar sekolah dalam meningkatkan imej sekolah.
2. b)Untuk membantu dan menambah usaha sekolah dalam memenuhi kehendak dan keperluan kebendaan pelajar-pelajar dalam kegiatan mereka.
3. c)Untuk membolehkan ibu bapa dan guru dalam sekolah bertukar-tukar fikiran dan maklumat mengenai pendidikan.
4. d)Untuk memberi peluang kepada ibu bapa dan guru dalam sekolah berunding antara satu sama lain dengan cara memperbaiki taraf pendidikan anak-anak mereka pada amnya.
5. e)Untuk membolehkan ibu bapa dan guru dalam sekolah untuk berusaha menambah kewangan sekolah dan meningkatkan kemudahan fizikal bagi tujuan meningkatkan kemudahan pengajaran dan pembelajaran.

v FUNGSI KPSMITA

Fungsi kelab ialah untuk menjalankan aktiviti atau program bagi mencapai tujuan-tujuan kelab yang dinyatakan seperti:

1. a)Membantu dalam memajukan perkembangan pelajardan peningkatan prestasi akademik dan kokurikulum pelajar serta menjaga kebajikan pelajar.
2. b)Menambah sumber kewangan sekolah bagi menambah dan meningkatkan kemudahan di Sekolah.
3. c)Meningkatkan kemesraan dan menyediakan saluran komunikasi dan hubungan antara sekolah dengan masyarakat setempat.
4. d)Meningkatkan keceriaan premis sekolah supaya dapat mewujudkan suasana yang kondusif bagi menjayakan aktiviti dan program pendidikan.
5. e)Membantu pihak sekolah mempertingkat disiplin dan sahsiah pelajar.
6. f)Menghadiri upacara rasmi sekolah.
7. g)Mengadakan mesyuarat AJK dan mesyuarat agung tahunan.
8. h)Mengadakan aktiviti yang mempereratkanhubungan antara guru dengan ibu bapa serta pelajar-pelajar.

v KEANGGOTAAN KPSMITA

Anggota Kelab terdiri daripada:

1. a)Semua guru di sekolah.
2. b)Ibu bapa kepada pelajar yang belajar dalam Sekolah.
3. c)Warganegara Malaysia yang diluluskan permohonan untuk menjadi anggota kelab oleh Jawatan Kuasa Pengurusan SMITA (JKP SMITA)

Pengetua Sekolah hendaklah menjadi ex-officio dan Penasihat Kelab.

v JAWATANKUASA KPSMITA

Kelab hendaklah diuruskan oleh suatu jawatankuasa yang dikenali sebagai "Jawatankuasa KP". Jawatankuasa KP hendaklah dilantik oleh anggota Kelab pada setiap Mesyuarat Agung Tahunan.

Anggota Jawatankuasa KP hendaklah terdiri daripada warganegara Malaysia sahaja.

Keanggotaan Jawatankuasa KP adalah seperti berikut:

1. a)Seorang Pengerusi.
2. b)Seorang Naib Pengerusi
3. c)Seorang Setiausaha(Ibu bapa)
4. d)Seorang Setiausaha Bersama (Guru)
5. e)Seorang Penolong Setiausaha
6. f)Seorang Bendahari
7. g)7 orang Ahli Jawatankuasa

Bilangan ibu bapa dan guru yang menganggotai Jawatankuasa KP hendaklah, seboleh-bolehnya, seimbang.

Pengetua tidak boleh menganggotai Jawatankuasa KP dan hanya bertindak sebagai Penasihat Kelab.

Bilangan Ahli Jawatankuasa KP hendaklah antara 1 hingga 11 orang.

Bilangan anggota Jawatankuasa KP di kalangan anggota Kelab (bukan anggota guru di sekolah tersebut) yang tidak mempunyai anak di sekolah itu hendaklah tidak melebihi 1/5 daripada keseluruhan bilangan anggota Jawatankuasa KP berkenaan.

Tempoh memegang jawatan dalam Jawatankuasa KP adalah bermula dari tarikh perlantikan sehingga tarikh Mesyuarat Agung Tahunan pada tahun berikutnya atau sehingga suatu tempoh yang diluluskan oleh JKP SMITA

Jika berlaku kekosongan jawatan dalam Jawatankuasa KP, Pengerusi hendaklah melantik mana-mana anggota biasa Kelab berdasarkan undian terbanyak di kalangan anggota Jawatankuasa KP, untuk mengisi kekosongan jawatan itu.

Jawatankuasa KP hendaklah mengedarkan kepada anggota Kelab senarai nama dan alamat pemegang jawatan dalam Jawatankuasa KP pada setiap tahun selewat-lewatnya 14 hari selepas tarikh Mesyuarat Agung Tahunan.

v FUNGSI JAWATANKUASA KP SMITA

Fungsi Jawatankuasa KP ialah mengelola dan mengatur kegiatan Kelab dan membuat keputusan atas perkara-perkara yang menyentuh perjalanan Kelab, tanpa bercanggah dengan dasar umum yang ditetapkan oleh Mesyuarat Agung Tahunan, Perlembagaan ini dan peraturan-peraturan yang dibuat di bawahnya.

1. a)Pengerusi
   
   
2. i)Menjadi Pengerusi dalam semua mesyuarat Jawatankuasa KP dan Mesyuarat Agung Tahunan dan bertanggungjawab atas kesempurnaan perjalanan mesyuarat.
3. ii)Mempunyai undi pemutus dan hendaklah menandatangani minit-minit mesyuarat apabila telah diluluskan.

iii) Bertanggungjawab mengawasi pentadbiran Kelab serta memastikan bahawa peruntukan perlembagaan dipatuhi oleh semua anggota Kelab.

1. iv)Sentiasa mematuhi segala peruntukan perlembagaan dalam menjalankan tugas sebagai Pengerusi.
2. v)Boleh memanggil mesyuarat Jawatankuasa KP pada bila-bila masa yang difikirkan perlu dengan persetujuan
3. vi)Menandatangani cek atau penyata pengeluaran wang Kelab.

vii) Memastikan segala aktiviti dan program Kelab dilaksanakan dengan sempurna dan teratur.

viii) Mendapatkan nasihat mengenai pengurusan Kelab dari semasa ke semasa daripada Pengetua selaku Penasihat Kelab

1. b)Naib Pengerusi
2. i)Bertanggungjawab membantu Pengerusi dalam menjalankan fungsi-fungsi Pengerusi.
3. ii)Menjalankan tanggungjawab dan fungsi Pengerusi semasa ketiadaan Pengerusi.
4. c)Setiausaha dan Setiausaha Bersama
5. i)Menjalankan urusan Kelab mengikut Perlembagaan Kelab
6. ii)Melaksanakan keputusan-keputusan Mesyuarat Agung Tahunan dan mesyuarat Jawatankuasa KP

iii) Mencatat, menyedia dan menyimpan minit-minit mesyuarat Jawatankuasa KP dan Mesyuarat Agung Tahunan.

1. iv)Menyediakan laporan-laporan untuk dibentangkan kepada Mesyuarat Agung Tahunan serta minit-minit yang bersangkutan

dengannya.

 

1. v)Menghantar segala laporan dan aktiviti Kelab dan minit Mesyuarat Agung Tahunan kepada JKP SMITAselepas Mesyuarat Agung Tahunan.

vii) Menandatangani cek atau penyata pengeluaran wang Kelab jika perlu.

1. d)Penolong Setiausaha
2. i)Bertanggungjawab membantu Setiausaha dalam menjalankan fungsi-fungsi Setiausaha.
3. ii)Menjalankan tanggungjawab membantu mencatat, menyedia dan menyimpan minit-minit mesyuarat.
4. e)Bendahari
5. i)Bertanggungjawab mengurus dan mengawal hal ehwal kewangan Kelab dengan menyediakan dan menyimpan kira- kira kewangan yang kemas kini. Penyata kira-kira kewangan (1 Januari hingga 31 Disember) hendaklah disiapkan sebelum 1 Februari tahun berikutnya untuk diaudit. Penyata kira-kira yang telah diaudit hendaklah dikemukakan untuk kelulusan Mesyuarat Agung Tahunan. Satu salinan penyata yang telah diaudit dan diluluskan oleh Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah dihantar kepada JKP SMITA selepas Mesyuarat berkenaan.
6. ii)Menguruskan perbelanjaan wang Kelab seperti yang diputuskan oleh Mesyuarat Agung Tahunan atau mesyuarat Jawatankuasa KP

iii) Menyimpan wang tunai tidak melebihi sesuatu jumlah yang ditetapkan dalam perlembagaan pada sesuatu masa.

1. iv)Menerima bagi pihak Kelab semua derma atau sumbangan daripada mana-mana anggota atau lain-lain sumber dan mengeluarkan resit akaun terima dan kreditkan ke dalam akaun Kelab pada hari yang sama.
2. v)Menandatangani cek atau penyata pengeluaran wang Kelab
3. vi)Memastikan tiada berlaku terlebih pengeluaran wang dari akaun Kelab dan akaun sentiasa berbaki kredit.

v JAWATAN-JAWATAN LAIN

1. a)Penasihat Kelab

Pengetua Sekolah adalah anggota ex-officio Kelab dan bertindak sebagai penasihat kepada Jawatankuasa KP dan Kelab

Antara tanggungjawab dan fungsi Pengetua adalah seperti berikut;

1. i)Menghadiri mesyuarat Jawatankuasa KP, Mesyuarat Agung Tahunan dan Mesyuarat Agung Tergempar, tetapi tidak boleh

mengundi.

1. ii)Mewakili pihak JKPSMITA.

iii) Berhak untuk menghenti dan menangguhkan mesyuarat Kelab jika difikirkan wajar untuk kepentingan anggota Kelab.

1. iv)Meluluskan semua agenda mesyuarat dan perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa KP dan Kelab.
2. v)Memberi penjelasan kepada sesuatu isu mengenai pengurusan dan perjalanan sekolah dan akademik serta isu-isu yang berkaitan dengannya dalam mesyuarat Kelab.
3. vi)Memastikan kegiatan Kelab selaras dengan tujuan dan fungsi Kelab.

vii) Memastikan sumbangan Kelab yang diputuskan dalam Mesyuarat Agung Tahunan tidak membebankan dan tidak mengandungi sebarang unsur paksaan.

viii) Menentukan tetamu kehormat dan para jemputan yang menghadiri majlis anjuran Kelab dilayan mengikut perlembagaan dan protokol yang ditetapkan oleh JKPSMITA

1. b)Juru Audit Dalaman
2. i)Kelab hendaklah melantik 2 orang juru audit dalaman dari kalangan anggota Kelab yang tidak menjadi anggota Jawatankuasa KP pada mesyuarat Agung Tahunan.
3. ii)Tanggungjawab juru audit dalaman adalah seperti berikut:

Ø mengaudit akaun Kelab pada setiap akhir tahun kewangan; dan

Ø menjalankan pengauditan secara berkala seperti mana yang diputuskan dalam Mesyuarat Agung Tahunan.

v KUORUM

Kuorum mesyuarat yang diadakan oleh Kelab adalah seperti berikut:

1. a)Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah tidak kurang daripada 3 kali jumlah bilangan anggota Jawatankuasa KP.
2. b)Mesyuarat Jawatankuasa KP - hendaklah tidak kurang 2/3 daripada jumlah bilangan anggota Jawatankuasa KP.

v MESYUARAT AGUNG TAHUNAN

Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah pada setiap tahun sebelum akhir bulan Mac.

Jika Mesyuarat Agung Tahunan tidak diadakan sebelum akhir bulan Mac, Jawatankuasa KP hendaklah mengemukakan alasan dan tarikh yang dicadangkan kepada JKPSMITA, melalui Pengetua, sebelum 31 Mac.

Notis tarikh Mesyuarat Agung Tahunan diadakan hendaklah diberikan kepada anggota Kelab selewat-lewatnya 14 hari sebelum tarikh Mesyuarat.

Sekiranya kuorum untuk mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan tidak mencukupi dalam tempoh 1 jam dari masa yang ditetapkan, Mesyuarat tersebut hendaklah dibatalkan dan Jawatankuasa KP hendaklah mengeluarkan notis bertulis kepada anggota Kelab memaklumkan tarikh baru Mesyuarat Agung Tahunan dalam masa 30 hari dari tarikh asal tersebut.

Agenda Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut;

1. a)Ucapan Pengerusi.
2. b)Membentang dan menerima Minit Mesyuarat Agung Tahunan yang lalu.
3. c)Membentang dan menerima Laporan Tahunan.
4. d)Membentang, menerima dan meluluskan Penyata Kewangan berakhir 31 Disember tahun
5. e)Membahaskan usul, jika ada.
6. f)Pemilihan Jawatankuasa KP bagi tahun berkenaan.
7. g)Pemilihan Juru Audit Dalaman.
8. h)Ucapan penangguhan.
9. i)Hal-hal lain.

Apa-apa usul bertulis hendaklah disampaikan kepada Jawatankuasa KP selewat-lewatnya 7 hari sebelum tarikh Mesyuarat Agung Tahunan diadakan. Jawatankuasa KP diberi kuasa untuk menapis usul-usul yang dikemukakan sebelum diluluskan untuk perbincangan dalam Mesyuarat Agung Tahunan.

Mesyuarat Agung Tahunan bertanggungjawab memilih pemegang-pemegang jawatan dalam Jawatankuasa KP serta menimbang lain-lain perkara yang menyentuh kemajuan dan kebajikan Kelab. Pemilihan pemegang jawatan hendaklah dibuat seperti berikut:

1. a)Anggota yang dicalonkan untuk memegang jawatan dalam Jawatankuasa KP hendaklah hadir dalam Mesyuarat.
2. b)Setiap pencalonan hendaklah mempunyai pencadang dan penyokong.
3. c)Pemilihan hendaklah dijalankan secara undian bagi jawatan yang ditandingi. Calon yang mendapat undi terbanyak dipilih menjawat jawatan yang dipertandingkan.

v MESYUARAT AGUNG TERGEMPAR

Mesyuarat Agung Tergempar boleh diadakan dalam keadaan-keadaan berikut:

1. a)Apabila difikirkan perlu oleh Jawatankuasa KP.
2. b)Atas permintaan bertulis sekurang-kurangnya 1/5 daripada jumlah anggota Kelab.
3. c)Atas arahan JKPSMITA.

Mesyuarat Agung Tergempar hendaklah diadakan dalam tempoh 21 hari daripada tarikh keputusan Jawatankuasa KP atau tarikh penerimaan permintaan anggota Kelab atau tarikh arahan JKPSMITA, mengikut mana yang berkenaan. Notis bertulis mengenai Mesyuarat Agung Tergempar hendaklah dikemukakan kepada anggota Kelab selewat-lewatnya 7 hari dari tarikh Mesyuarat hendak diadakan.

Urusan Mesyuarat Agung Tergempar hendaklah dihadkan kepada tujuan Mesyuarat itu diadakan.

v LAPORAN MESYUARAT

Laporan Mesyuarat Agung Tahunan bersama-sama Penyata Kira-kira Kewangan Kelab hendaklah dihantar kepada JKPSMITA dalam tempoh 30 hari selepas tarikh Mesyuarat.

Laporan Mesyuarat Agung Tergempar hendaklah dihantar kepada JKPSMITA dalam tempoh 30 hari selepas tarikh Mesyuarat.

v MESYUARAT JAWATANKUASA KP

Jawatankuasa KP hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya 3 kali dalam tempoh satu tahun persekolahan.

Notis panggilan mesyuarat hendaklah diberikan kepada anggota Jawatankuasa KP selewat-lewatnya 7 hari sebelum tarikh Mesyuarat.

Pengerusi, atau sekurang-kurangnya 3 orang anggota Jawatankuasa KP, boleh memanggil mesyuarat Jawatankuasa KP apabila difikirkan perlu dengan persetujuan Penasihat.

Setiap anggota Jawatankuasa KP yang tidak hadir mesyuarat sebanyak 2 kali tanpa sebab hendaklah digugurkan keanggotaan dalam jawatankuasa KP secara automatik dan Pengerusi hendaklah mengemukakan notis bertulis kepada anggota berkenaan sebaik sahaja keputusan itu dibuat.

v PUNCA-PUNCA PENDAPATAN KPSMITA

Punca-punca pendapatan Kelab adalah terdiri daripada;

1. a)Sumbangan anggota Kelab (anggota Kelab tidak boleh dipaksa memberi apa-apa sumbangan).
2. b)Derma dan sumbangan daripada individu, organisasi dan badan-badan lain.
3. c)Pendapatan yang diperolehi daripada aktiviti dan program anjuran Kelab yang telah mendapat kelulusan JKPSMITA.

Jawatankuasa hendaklah membuka satu akaun di mana-mana bank tempatan yang berdaftar atas nama Kelab.

Apa-apa wang yang diterima atau diperolehi oleh Kelab hendaklah dikreditkan ke dalam akaun Kelab pada hari wang diterima atau diperolehi. Walau apa pun peruntukan ini, Bendahari boleh menyimpan wang tunai yang tidak melebihi ………………. pada satu-satu masa.

v PERBELANJAAN WANG KPSMITA

Jawatankuasa KP diberi kuasa untuk membelanjakan wang Kelab bagi perkara-perkara yang mendatangkan faedah kepada pelajar sekolah yang tidak bercanggah dengan tujuan-tujuan Kelab.

Segala cek atau kenyataan pengeluaran wang daripada akaun Kelab hendaklah ditandatangan oleh Bendahari dan Pengerusi atau Setiausaha, semasa ketiadaan Pengerusi.

Bendahari dan Pengerusi hendaklah memastikan tiada berlaku terlebih pengeluaran wang dan akaun Kelab sentiasa berbaki kredit.

Tahun kewangan Kelab bermula pada 1 Januari hingga 31 Disember tahun semasa.

v PENYIMPANAN AKAUN PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN

Penyata Kira-kira Kewangan Kelab yang telah diaudit hendaklah dibentangkan untuk diterima dan diluluskan oleh anggota Kelab dalam Mesyuarat Agung Tahunan.

Satu salinan Penyata Kira-kira Kewangan yang telah diaudit serta diterima dan diluluskan dalam Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah dihantar kepada JKPSMITA.

JKPSMITA , Pengetua adalah dibenarkan memeriksa akaun kelab pada bila-bila masa.

v HARTA AMANAH KPSMITA

Kelab tidak boleh memegang apa-apa harta, sama ada harta alih atau harta tak alih, atas namanya sendiri. Apa-apa harta yang, sebelum dari tarikh Peraturan ini berkuat kuasa, diletakkan atas nama Kelab hendaklah dialihkan kepada JKPSMITA, yang diwakili oleh sekolah, sebagai harta yang diamanahkan oleh Kelab untuk digunakan bagi faedah pelajar sekolah itu sahaja atau sebagaimana yang ditetapkan oleh Jawatankuasa KP dari masa ke semasa.

Apa-apa harta yang diamanahkan kepada sekolah tidak boleh dipindah milik atau dilupuskan dengan apa cara sekali pun, melainkan dengan persetujuan anggota Kelab yang diperolehi dalam Mesyuarat Agung Tahunan.

v PINDAAN PERATURAN KPSMITA

Apa-apa cadangan untuk meminda Perlembagaan Kelab hendaklah dikemukakan kepada JKPSMITA melalui pengetua, untuk kelulusan terlebih dahulu.

Cadangan pindaan yang hendak dikemukakan kepada JKPSMITA hendaklah dibentangkan dalam Mesyuarat Agung Tahunan dan dipersetujui oleh sekurang-kurangnya 2/3 daripada anggota Kelab yang hadir.

Pindaan kepada Peraturan hanya berkuat kuasa mulai daripada pindaan diluluskan oleh JKPSMITA.

JKPSMITA berhak meluluskan atau tidak sebarang pindaan yang dicadangkan oleh Kelab.

v LARANGAN

Kelab tidak boleh memperluaskan bidang kuasanya untuk merangkumi perkara-perkara yang berkaitan dengan pentadbiran dan pengurusan sekolah, guru, kakitangan dan pekerja sekolah dan syarat-syarat perkhidmatan guru dan kakitangan sekolah.

Kelab bukanlah suatu entiti undang-undang dan tidak mempunyai keupayaan juridikal untuk membuat kontrak, perjanjian atau memorandum persefahaman, atas namanya sendiri. Apa-apa program dan aktiviti yang hendak dibuat oleh Kelab yang memerlukan apa-apa suratcara yang mengikat dari segi undang-undang hendaklah dirujuk kepada JKPSMITA, melalui pengetua, untuk kelulusan dan panduan.

Kelab tidak boleh menjadi forum atau jentera bagi menyelesaikan sebarang pertikaian antara Kelab atau Pengetua atau JKPSMITA. Kelab tidak boleh bergabung dengan persatuan ibu bapa-guru di sekolah- sekolah lain, parti politik, kesatuan sekerja, pertubuhan bukan kerajaan atau lain-lain organisasi, pertubuhan atau kelab, sama ada yang ditubuhkan atau berdaftar di bawah mana-mana undang-undang bertulis atau tidak.

v TAFSIRAN

Sebarang kekeliruan atau pertikaian yang timbul daripada Peraturan ini hendaklah dirujuk kepada JKPSMITA melalui Pengetua.

Pembubaran

Kelab hanya boleh dibubarkan dalam keadaan berikut:

1. a)Atas arahan bertulis daripada JKPSMITA; atau
2. b)Sekolah berhenti beroperasi

Apa-apa wang dalam akaun Kelab hendaklah digunakan sebagaimana yang ditetapkan oleh JKPSMITA dan kegunaannya hendaklah bagi memanfaatkan pendidikan pelajar-pelajar di kawasan di mana sekolah itu berada. Apa-apa harta alih dan tak alih yang telah diamanahkan kepada sekolah hendaklah dilupuskan mengikut cara yang ditetapkan oleh JKPSMITA.

Pengetua hendaklah memulangkan Surat Pendaftaran Kelab kepada JKPSMITA apabila Kelab dibubarkan.