PERLEMBAGAAN KELAB PENYOKONG SMITA |
KELAB PENYOKONG SEKOLAH MENENGAH ISLAM TAHFIZ AL-AMIN (KPSMITA)
v TUJUAN-TUJUAN KPSMITA
v FUNGSI KPSMITA
Fungsi kelab ialah untuk menjalankan aktiviti atau program bagi mencapai tujuan-tujuan kelab yang dinyatakan seperti:
v KEANGGOTAAN KPSMITA
Anggota Kelab terdiri daripada:
Pengetua Sekolah hendaklah menjadi ex-officio dan Penasihat Kelab.
v JAWATANKUASA KPSMITA
Kelab hendaklah diuruskan oleh suatu jawatankuasa yang dikenali sebagai "Jawatankuasa KP". Jawatankuasa KP hendaklah dilantik oleh anggota Kelab pada setiap Mesyuarat Agung Tahunan.
Anggota Jawatankuasa KP hendaklah terdiri daripada warganegara Malaysia sahaja.
Keanggotaan Jawatankuasa KP adalah seperti berikut:
Bilangan ibu bapa dan guru yang menganggotai Jawatankuasa KP hendaklah, seboleh-bolehnya, seimbang.
Pengetua tidak boleh menganggotai Jawatankuasa KP dan hanya bertindak sebagai Penasihat Kelab.
Bilangan Ahli Jawatankuasa KP hendaklah antara 1 hingga 11 orang.
Bilangan anggota Jawatankuasa KP di kalangan anggota Kelab (bukan anggota guru di sekolah tersebut) yang tidak mempunyai anak di sekolah itu hendaklah tidak melebihi 1/5 daripada keseluruhan bilangan anggota Jawatankuasa KP berkenaan.
Tempoh memegang jawatan dalam Jawatankuasa KP adalah bermula dari tarikh perlantikan sehingga tarikh Mesyuarat Agung Tahunan pada tahun berikutnya atau sehingga suatu tempoh yang diluluskan oleh JKP SMITA
Jika berlaku kekosongan jawatan dalam Jawatankuasa KP, Pengerusi hendaklah melantik mana-mana anggota biasa Kelab berdasarkan undian terbanyak di kalangan anggota Jawatankuasa KP, untuk mengisi kekosongan jawatan itu.
Jawatankuasa KP hendaklah mengedarkan kepada anggota Kelab senarai nama dan alamat pemegang jawatan dalam Jawatankuasa KP pada setiap tahun selewat-lewatnya 14 hari selepas tarikh Mesyuarat Agung Tahunan.
v FUNGSI JAWATANKUASA KP SMITA
Fungsi Jawatankuasa KP ialah mengelola dan mengatur kegiatan Kelab dan membuat keputusan atas perkara-perkara yang menyentuh perjalanan Kelab, tanpa bercanggah dengan dasar umum yang ditetapkan oleh Mesyuarat Agung Tahunan, Perlembagaan ini dan peraturan-peraturan yang dibuat di bawahnya.
iii) Bertanggungjawab mengawasi pentadbiran Kelab serta memastikan bahawa peruntukan perlembagaan dipatuhi oleh semua anggota Kelab.
vii) Memastikan segala aktiviti dan program Kelab dilaksanakan dengan sempurna dan teratur.
viii) Mendapatkan nasihat mengenai pengurusan Kelab dari semasa ke semasa daripada Pengetua selaku Penasihat Kelab
iii) Mencatat, menyedia dan menyimpan minit-minit mesyuarat Jawatankuasa KP dan Mesyuarat Agung Tahunan.
dengannya.
vii) Menandatangani cek atau penyata pengeluaran wang Kelab jika perlu.
iii) Menyimpan wang tunai tidak melebihi sesuatu jumlah yang ditetapkan dalam perlembagaan pada sesuatu masa.
v JAWATAN-JAWATAN LAIN
Pengetua Sekolah adalah anggota ex-officio Kelab dan bertindak sebagai penasihat kepada Jawatankuasa KP dan Kelab
Antara tanggungjawab dan fungsi Pengetua adalah seperti berikut;
mengundi.
iii) Berhak untuk menghenti dan menangguhkan mesyuarat Kelab jika difikirkan wajar untuk kepentingan anggota Kelab.
vii) Memastikan sumbangan Kelab yang diputuskan dalam Mesyuarat Agung Tahunan tidak membebankan dan tidak mengandungi sebarang unsur paksaan.
viii) Menentukan tetamu kehormat dan para jemputan yang menghadiri majlis anjuran Kelab dilayan mengikut perlembagaan dan protokol yang ditetapkan oleh JKPSMITA
Ø mengaudit akaun Kelab pada setiap akhir tahun kewangan; dan
Ø menjalankan pengauditan secara berkala seperti mana yang diputuskan dalam Mesyuarat Agung Tahunan.
v KUORUM
Kuorum mesyuarat yang diadakan oleh Kelab adalah seperti berikut:
v MESYUARAT AGUNG TAHUNAN
Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah pada setiap tahun sebelum akhir bulan Mac.
Jika Mesyuarat Agung Tahunan tidak diadakan sebelum akhir bulan Mac, Jawatankuasa KP hendaklah mengemukakan alasan dan tarikh yang dicadangkan kepada JKPSMITA, melalui Pengetua, sebelum 31 Mac.
Notis tarikh Mesyuarat Agung Tahunan diadakan hendaklah diberikan kepada anggota Kelab selewat-lewatnya 14 hari sebelum tarikh Mesyuarat.
Sekiranya kuorum untuk mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan tidak mencukupi dalam tempoh 1 jam dari masa yang ditetapkan, Mesyuarat tersebut hendaklah dibatalkan dan Jawatankuasa KP hendaklah mengeluarkan notis bertulis kepada anggota Kelab memaklumkan tarikh baru Mesyuarat Agung Tahunan dalam masa 30 hari dari tarikh asal tersebut.
Agenda Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut;
Apa-apa usul bertulis hendaklah disampaikan kepada Jawatankuasa KP selewat-lewatnya 7 hari sebelum tarikh Mesyuarat Agung Tahunan diadakan. Jawatankuasa KP diberi kuasa untuk menapis usul-usul yang dikemukakan sebelum diluluskan untuk perbincangan dalam Mesyuarat Agung Tahunan.
Mesyuarat Agung Tahunan bertanggungjawab memilih pemegang-pemegang jawatan dalam Jawatankuasa KP serta menimbang lain-lain perkara yang menyentuh kemajuan dan kebajikan Kelab. Pemilihan pemegang jawatan hendaklah dibuat seperti berikut:
v MESYUARAT AGUNG TERGEMPAR
Mesyuarat Agung Tergempar boleh diadakan dalam keadaan-keadaan berikut:
Mesyuarat Agung Tergempar hendaklah diadakan dalam tempoh 21 hari daripada tarikh keputusan Jawatankuasa KP atau tarikh penerimaan permintaan anggota Kelab atau tarikh arahan JKPSMITA, mengikut mana yang berkenaan. Notis bertulis mengenai Mesyuarat Agung Tergempar hendaklah dikemukakan kepada anggota Kelab selewat-lewatnya 7 hari dari tarikh Mesyuarat hendak diadakan.
Urusan Mesyuarat Agung Tergempar hendaklah dihadkan kepada tujuan Mesyuarat itu diadakan.
v LAPORAN MESYUARAT
Laporan Mesyuarat Agung Tahunan bersama-sama Penyata Kira-kira Kewangan Kelab hendaklah dihantar kepada JKPSMITA dalam tempoh 30 hari selepas tarikh Mesyuarat.
Laporan Mesyuarat Agung Tergempar hendaklah dihantar kepada JKPSMITA dalam tempoh 30 hari selepas tarikh Mesyuarat.
v MESYUARAT JAWATANKUASA KP
Jawatankuasa KP hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya 3 kali dalam tempoh satu tahun persekolahan.
Notis panggilan mesyuarat hendaklah diberikan kepada anggota Jawatankuasa KP selewat-lewatnya 7 hari sebelum tarikh Mesyuarat.
Pengerusi, atau sekurang-kurangnya 3 orang anggota Jawatankuasa KP, boleh memanggil mesyuarat Jawatankuasa KP apabila difikirkan perlu dengan persetujuan Penasihat.
Setiap anggota Jawatankuasa KP yang tidak hadir mesyuarat sebanyak 2 kali tanpa sebab hendaklah digugurkan keanggotaan dalam jawatankuasa KP secara automatik dan Pengerusi hendaklah mengemukakan notis bertulis kepada anggota berkenaan sebaik sahaja keputusan itu dibuat.
v PUNCA-PUNCA PENDAPATAN KPSMITA
Punca-punca pendapatan Kelab adalah terdiri daripada;
Jawatankuasa hendaklah membuka satu akaun di mana-mana bank tempatan yang berdaftar atas nama Kelab.
Apa-apa wang yang diterima atau diperolehi oleh Kelab hendaklah dikreditkan ke dalam akaun Kelab pada hari wang diterima atau diperolehi. Walau apa pun peruntukan ini, Bendahari boleh menyimpan wang tunai yang tidak melebihi ………………. pada satu-satu masa.
v PERBELANJAAN WANG KPSMITA
Jawatankuasa KP diberi kuasa untuk membelanjakan wang Kelab bagi perkara-perkara yang mendatangkan faedah kepada pelajar sekolah yang tidak bercanggah dengan tujuan-tujuan Kelab.
Segala cek atau kenyataan pengeluaran wang daripada akaun Kelab hendaklah ditandatangan oleh Bendahari dan Pengerusi atau Setiausaha, semasa ketiadaan Pengerusi.
Bendahari dan Pengerusi hendaklah memastikan tiada berlaku terlebih pengeluaran wang dan akaun Kelab sentiasa berbaki kredit.
Tahun kewangan Kelab bermula pada 1 Januari hingga 31 Disember tahun semasa.
v PENYIMPANAN AKAUN PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN
Penyata Kira-kira Kewangan Kelab yang telah diaudit hendaklah dibentangkan untuk diterima dan diluluskan oleh anggota Kelab dalam Mesyuarat Agung Tahunan.
Satu salinan Penyata Kira-kira Kewangan yang telah diaudit serta diterima dan diluluskan dalam Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah dihantar kepada JKPSMITA.
JKPSMITA , Pengetua adalah dibenarkan memeriksa akaun kelab pada bila-bila masa.
v HARTA AMANAH KPSMITA
Kelab tidak boleh memegang apa-apa harta, sama ada harta alih atau harta tak alih, atas namanya sendiri. Apa-apa harta yang, sebelum dari tarikh Peraturan ini berkuat kuasa, diletakkan atas nama Kelab hendaklah dialihkan kepada JKPSMITA, yang diwakili oleh sekolah, sebagai harta yang diamanahkan oleh Kelab untuk digunakan bagi faedah pelajar sekolah itu sahaja atau sebagaimana yang ditetapkan oleh Jawatankuasa KP dari masa ke semasa.
Apa-apa harta yang diamanahkan kepada sekolah tidak boleh dipindah milik atau dilupuskan dengan apa cara sekali pun, melainkan dengan persetujuan anggota Kelab yang diperolehi dalam Mesyuarat Agung Tahunan.
v PINDAAN PERATURAN KPSMITA
Apa-apa cadangan untuk meminda Perlembagaan Kelab hendaklah dikemukakan kepada JKPSMITA melalui pengetua, untuk kelulusan terlebih dahulu.
Cadangan pindaan yang hendak dikemukakan kepada JKPSMITA hendaklah dibentangkan dalam Mesyuarat Agung Tahunan dan dipersetujui oleh sekurang-kurangnya 2/3 daripada anggota Kelab yang hadir.
Pindaan kepada Peraturan hanya berkuat kuasa mulai daripada pindaan diluluskan oleh JKPSMITA.
JKPSMITA berhak meluluskan atau tidak sebarang pindaan yang dicadangkan oleh Kelab.
v LARANGAN
Kelab tidak boleh memperluaskan bidang kuasanya untuk merangkumi perkara-perkara yang berkaitan dengan pentadbiran dan pengurusan sekolah, guru, kakitangan dan pekerja sekolah dan syarat-syarat perkhidmatan guru dan kakitangan sekolah.
Kelab bukanlah suatu entiti undang-undang dan tidak mempunyai keupayaan juridikal untuk membuat kontrak, perjanjian atau memorandum persefahaman, atas namanya sendiri. Apa-apa program dan aktiviti yang hendak dibuat oleh Kelab yang memerlukan apa-apa suratcara yang mengikat dari segi undang-undang hendaklah dirujuk kepada JKPSMITA, melalui pengetua, untuk kelulusan dan panduan.
Kelab tidak boleh menjadi forum atau jentera bagi menyelesaikan sebarang pertikaian antara Kelab atau Pengetua atau JKPSMITA. Kelab tidak boleh bergabung dengan persatuan ibu bapa-guru di sekolah- sekolah lain, parti politik, kesatuan sekerja, pertubuhan bukan kerajaan atau lain-lain organisasi, pertubuhan atau kelab, sama ada yang ditubuhkan atau berdaftar di bawah mana-mana undang-undang bertulis atau tidak.
v TAFSIRAN
Sebarang kekeliruan atau pertikaian yang timbul daripada Peraturan ini hendaklah dirujuk kepada JKPSMITA melalui Pengetua.
Pembubaran
Kelab hanya boleh dibubarkan dalam keadaan berikut:
Apa-apa wang dalam akaun Kelab hendaklah digunakan sebagaimana yang ditetapkan oleh JKPSMITA dan kegunaannya hendaklah bagi memanfaatkan pendidikan pelajar-pelajar di kawasan di mana sekolah itu berada. Apa-apa harta alih dan tak alih yang telah diamanahkan kepada sekolah hendaklah dilupuskan mengikut cara yang ditetapkan oleh JKPSMITA.
Pengetua hendaklah memulangkan Surat Pendaftaran Kelab kepada JKPSMITA apabila Kelab dibubarkan.